Privatdata- og cookiepolitik

Dataansvarlig (”vi”)

Vaviga ApS, Tranebanken 23, 4681 Herfølge, cvr-nummer 36428368, (”vi”) er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler.

Vores mål med persondata- og cookiepolitikken er, at du skal føle dig tryg i forhold til, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Du kan her orientere dig om, hvem vi behandler personoplysninger om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvor vi får dem fra, hvem vi deler dem med, og hvor længe vi gemmer dem.

Vi har tavshedspligt

Vi har tavshedspligt efter persondatalovgivningen og behandler dine personoplysninger fortroligt. Tavshedspligten gælder også internt mellem vores medarbejdere. Vi videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre du har givet samtykke, eller vi har et andet lovligt grundlag for videregivelsen i henhold til persondatalovgivningen.
Måden, vi behandler personoplysninger på, afhænger af formålet med behandlingen.

I del 1 kan du læse om, hvordan vi behandler personoplysninger om dig, når vi
A Udarbejder tilbud, tegner garantier og i øvrigt administrerer garantiaftaler
B Behandler konfiskationer
C Udreder mistanke om svindel
D Laver profilering, statistik og analyser samt automatiske afgørelser
E Markedsfører produkter overfor dig
F Bruger cookies, er på sociale medier og du besøger vores og andres hjemmesider
G Overholder vores forpligtelser til bekæmpelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme
H Kommunikerer med dig i andre sammenhænge

I del 2 kan du læse om, hvordan vi beskytter dine personoplysninger, når vi
I Kommunikerer via mail
J Optager telefonsamtaler med dig
K Behandler dine oplysninger digitalt
L Oplever brud på persondatasikkerheden
M Videregiver persondata til andre

I del 3 kan du læse om dine persondatarettigheder
O Trække samtykke tilbage
P Andre persondatarettigheder

I del 4 kan du læse om, hvordan du kan kontakte os og klage

I. Sådan behandler vi personoplysninger om dig, når vi

A. Udarbejder tilbud, tegner garanti og i øvrigt administrerer garantiaftaler
Når vi udarbejder et tilbud eller indgår en garantiaftale, behandler vi oplysninger om den, som tegner garantien (garantitager), se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b (nødvendig til indgåelse af en kontrakt), samt om andre personer, der er dækket af eller på anden vis tilknyttet garantien, se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser). Hvis vi får dit cpr-nummer i forbindelse med udarbejdelse af tilbud eller særlige kategorier af oplysninger, indhenter vi dit samtykke, se databeskyttelsesforordningen art. 9, stk. 2, litra a, jf. 6, stk. 1, litra a. Når du bliver kunde hos os, kan vi behandle dit cpr-nummer uden samtykke.
Databeskyttelsesloven § 11 stk. 2 nr. 1.

Kategorier af registrerede i vores systemer kan være:

Garantitager
Meddækket (typisk ægtefæller/samlevere, børn og dækkede på kollektive garantier som fx arbejdsgiverbetalte garantier)
Begunstigede
Repræsentanter/kontaktpersoner
Ejer/bruger af en dækket genstand

Kategorier af personoplysninger vi indsamler og behandler

Vi indsamler og bruger kun de oplysninger, som er nødvendige for at indgå, administrere og opfylde garantiaftalen samt for at styre vores forretning. De oplysninger, som vi behandler under tilbud og indtegning, afhænger af den konkrete type garanti.

Kategorier af personoplysninger kan være:

Kontaktoplysninger (fx navn, adresse, mail og telefonnummer)
Fødselsdato og evt. cpr-nummer for at kunne identificere dig
Betalingsoplysninger
Oplysninger om dig eller den dækkede genstand (fx beskæftigelse, registreringsnummer, oplysninger om dine tidligere tilsvarende garantier og konfiskationer hos andre selskaber eller myndighed)
Oplysninger om skyldigt gebyr i DFIM (Dansk Forening for International Motorkøretøjsforsikring)
Vores vurdering af dit kundeforhold og din lønsomhed
Dit cookie-ID, enhedstype/-ID (herunder oplysninger der sendes automatisk fra dit udstyr i form af sprogindstilling, IP-adresse og demografiske data) og din adfærd på vores og samarbejdspartneres hjemmesider.

Indsamling og videregivelse af personoplysninger
Kilder til oplysninger og kategorier af modtagere kan være:

Garantitager
Det Centrale Personregister (for at opdatere adresse og reklamebeskyttelse)
Virk.dk (for at opdatere adresse og reklamebeskyttelse på virksomheder)
DMR (Det Digitale Motorregister)
Bilstatistik.dk (information om køretøjer)
DFIM (Dansk Forening for International Motorkøretøjsforsikring)
Andre selskaber
Samarbejdspartnere og leverandører, som bistår os i administration og opfyldelse af din garantiaftale, fx formidlere, eller hvor vores samarbejde og/eller dit medlemskab eller kundeforhold berettiger dig til særlige fordele hos os
Arbejdsgivere
Repræsentanter og kontaktpersoner, herunder advokater
Garantimæglere
Offentlige myndigheder

Vi kan videregive dine oplysninger, når denne videregivelse er berettiget.
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, jf. stk. 2, jf. stk. 3.
I visse tilfælde indhenter vi oplysninger om dine garantier fra dine nuværende og tidligere garantiselskaber samt udveksler oplysninger med samarbejdspartnere, som giver dig ret til rabat og fordele. Vi indhenter dit samtykke til dette.

Opbevaring
Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen. Det betyder, at vi opbevarer oplysninger i den periode, hvor vi kan blive mødt af et krav, er forpligtede efter lovgivningen (fx bogføringsloven) eller har et andet sagligt formål med opbevaringen.
Vi opbevarer tilbud til private i op til seks måneder og tilbud til enkeltmandsvirksomheder i op til 12 måneder, hvis du ikke accepterer tilbuddet.
Hvis du tegner en garanti, baserer vi som udgangspunkt vores opbevaring på forældelseslovens absolutte forældelsesfrister på henholdsvis 10 og 30 år fra aftalens ophør samt eventuelle tillægsfrister, for det tilfælde at der bliver anmeldt en konfiskation på et senere tidspunkt.
Se særligt om opbevaring af oplysninger til brug for statistik og analyser m.v. under afsnit D.

Administrerer manglende betaling
Misligholder du dine betalingsforpligtelser overfor os, kan vi indberette dig til kreditoplysningsbureauer eller advarselsregistre i overensstemmelse med gældende lovgivning. Vi kan også registrere i vores egne systemer, at du har misligholdt dine betalinger eller har restancer overfor os. Dette sker efter en konkret vurdering for at sikre vores lønsomhed, se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse).

B. Behandler konfiskering
Når vi behandler konfiskeringer på private og erhvervsmæssige garantier, registrerer vi kun personoplysninger, der er nødvendige for at behandle sagen og opgøre erstatningen, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (nødvendigt til opfyldelse af en kontrakt),
art. 9, stk. 2, litra f (retskrav), og art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser).
Kategorier af registrerede i vores systemer kan være:

Garantitager
Fx ægtefælle/samlever og børn eller dækkede på kollektive garantier
Fører af køretøjet
Modparter
Vidner
Samarbejdspartnere og behandlere
Repræsentanter/kontaktpersoner
Advokater involveret i sagen

Kategorier af personoplysninger vi indsamler og behandler
Under konfiskationshandlingen behandler og registrerer vi alene de oplysninger, som er nødvendige for at vurdere sagen. Det vil afhænge af den konkrete sag.
Kategorier af personoplysninger kan være:

Kontaktoplysninger (fx navn, adresse, mail og telefonnummer)
Fødselsdato og evt. cpr-nummer for at kunne identificere dig
Betalingsoplysninger
Ansættelsesforhold
Oplysninger (om nuværende og tidligere garantier i andre selskaber, om konfiskationer, konfiskationsforløb, udbetalte erstatninger, dokumentation samt evt. dato og opsigelsesårsag)
Oplysninger om det konfiskerede køretøj (fx alder, købspris etc.)
Begivenheder indtruffet i forbindelse med konfiskationen (fx analyse, rekonstruktion af et uheld og politirapporter)
Konfiskationsdato, art, type, årsag m.v.
Løn samt sociale og økonomiske forhold (ved opgørelse af erstatningskrav)
Foto, video og lydoptagelser af konfiskationen
Dit cookie-ID, enhedstype/-ID (herunder oplysninger der sendes automatisk fra dit udstyr i form af sprogindstilling, IP-adresse og demografiske data) og din adfærd på vores og samarbejdspartneres hjemmesider

Indsamling og videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver kun de fornødne personoplysninger, når det er nødvendigt, fx for at vi og vores samarbejdspartnere kan behandle din konfiskation, når vi har et krav mod andre som følge af konfiskationen, eller hvis vi er retligt forpligtede til det (fx indfrielse af pant el.lign).
Kilder til oplysninger og kategorier af modtagere kan være:

Garantitager
Dækkede (typisk ægtefæller/samlevere, børn og sikrede på kollektive garantier)
Fører af køretøjet
Vidner og bipersoner
Samarbejdspartnere og leverandører, som bistår os i administrationen, behandlingen, vurderingen og transportører
Offentlige myndigheder fx politi
Det Centrale Personregister
Ankenævn, klageinstanser og domstole
Panthavere
Leasingselskaber
Købere af ikke konfiskerede køretøjer
Repræsentanter og kontaktpersoner, herunder advokater

Vi kan videregive dine oplysninger, når denne videregivelse er berettiget.
I konfiskationssager vil det fremgå af den samtykkeblanket, som du underskriver, hvem vi kan indhente oplysninger fra, og hvem vi kan videregive oplysninger til med dit samtykke. Det kan fx være læger, hospitaler, Politi eller andre specifikt angivne modtagere.

C. Udreder mistanke om svindel
Udreder mistanke om svindel
Vi har en legitim interesse i at kontrollere, at dit krav på erstatning er berettiget, og sikre at vores kunder ikke skal betale højere præmier pga. svindel, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser) og art. 9, stk. 2, litra f (retskrav).
Vi screener løbende vores kundeportefølje for at finde sager til nærmere undersøgelse for svindel. Dette kan betyde, at vi ud fra en score (profilering) udvælger din sag til nærmere kontrol.
Vaviga kan også anvende optagede telefonsamtaler i relation til udredning af svindelsager.
Hvis vi konstaterer, at du har udøvet svindel, registrerer vi dette i vores interne systemer for at beskytte vores forretning og hermed også vores andre kunder mod svindel fremover, se databeskyttelsesforordningens art. 6. stk. 1 litra f (legitim interesse).

D. Laver profilering, statistik og analyser samt automatiske afgørelser
Laver profilering, statistik og analyser
Profilering er enhver form for automatisk behandling af personoplysninger, der består i at anvende personoplysninger til at evaluere bestemte personlige forhold vedrørende en fysisk person, navnlig for at analysere eller forudsige forhold vedrørende denne.
Profileringen sker ved automatisk at sammenstille personoplysninger om dig fx dine stamdata og kontaktoplysninger, oplysninger om din stilling og husstand, nuværende og tidligere dækninger, præmier, tilbud, oplysninger om vores tidligere kontakt med dig, din adresse, bolig, virksomhed, alder, historik, dit kundeforhold, din tilknytning til vores samarbejdspartnere, offentligt tilgængelige data (fx telefonnummer og virksomhedsdata) samt statistiske oplysninger om det geografiske område, du er bosat i, fx gennemsnitlig indkomst, formue, alder, livsfase og boligtype.
Vi anvender profilering, bl.a. når vi:

Beregner eller ændrer dine priser og vilkår samt giver dig produktanbefalinger, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
(nødvendig til indgåelse og opfyldelse af kontrakt).
Vurderer om vi kan træffe automatisk afgørelse i din sag, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (nødvendig til indgåelse og opfyldelse af kontrakt).
Laver markedsføring og målrettet kommunikation, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser).
Vurderer risikoen for svindel i din sag, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser).
Bygger prædiktive modeller til bl.a. lønsomhedsvurdering, prissætning, salgs- og mersalgsmuligheder, afgangsrisiko, vurdering af risiko for svindel, forudsigelse af udgifter osv.

Vi anvender også dine oplysninger til statistik, analyser og prædiktive modeller, herunder profilering, med henblik på at forbedre vores produkter, services, tilbud, rådgivning og tekniske løsninger og styre vores forretning, herunder:

Statistik, analyser og prædiktive modeller til brug for risikostyring og formidling, fx udarbejdelse af prissætning, tariffer og fornyelsespriser, produktanbefalinger, overvågning af lønsomhed, generelle pris- og vilkårsændringer og solvens. se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), art. 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsinteresser) og databeskyttelsesloven §10.
Statistikker, analyser og prædiktive modeller til styring af vores forretning, herunder fokus på lønsomhed, vækst, effektivitet, salg og mersalg, service og konfiskationsbehandling, tilgang og afgang af kunder og aftaler, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser)
Andre statistikker, analyser og prædiktive modellerfor at optimere vores forretning, fx indsatser til udredning af svindel, markedsføringstiltag og målretning af kommunikation, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser)

Laver automatiske afgørelser
I visse situationer træffer vi afgørelser, der alene beror på automatisk behandling, herunder profilering, og som har retsvirkning eller tilsvarende betydelig påvirkning for dig, se databeskyttelsesforordningen art. 22. Det betyder, at behandlingen sker i vores systemer uden menneskelig involvering. Det er altså en regel eller algoritme i vores systemer, der beregner og meddeler dig resultatet.
Vi træffer sådanne individuelle automatiske afgørelser, når vi online:

Sælger en garanti eller giver dig et tilbud. Prisen beregnes ved at sammenstille de oplysninger, du afgiver ved købet med vores vurdering af din risiko for at få et køretøj konfiskeret. Jo højere/lavere risiko vi vurderer, jo højere/lavere kan prisen blive for din garanti.
Behandler din konfiskering. Vi vurderer dit eventuelle krav på erstatning ved at sammenholde de oplysninger, du afgiver ved anmeldelsen med dine værdiansættelse, dine vilkår og dit kundeforhold i øvrigt. Afgørelsen kan resultere i hel eller delvis imødekommelse af dit krav/udbetaling eller i en afvisning. Hvis din konfiskation ikke kan behandles automatisk fx fordi vi har brug for yderligere oplysninger, på grund af sagens kompleksitet og omfang eller fordi vi vurderer, at der er øget risiko for svindel, vil din sag blive overgivet til behandling hos en af vores medarbejdere. Formålet med vores automatiske afgørelser er at give dig mulighed for, at du kan få et tilbud, købe en garanti eller få behandlet dine konfiskeringer hurtigt og effektivt døgnet rundt, se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b (nødvendig til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt), art. 9, stk. 2, litra f (retskrav) og art. 22, stk. 2, litra a (nødvendig til indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt) eller litra c (samtykke).

Ønsker du ikke, at vi træffer afgørelsen automatisk, kan du altid kontakte os for at få et tilbud, købe en garanti eller få behandlet din konfiskation af en af vores medarbejdere i stedet.
Vi kontrollerer og afprøver regelmæssigt vores systemer og datamodeller for at sikre, at afgørelsen træffes på et retfærdigt, objektivt og korrekt grundlag. Du kan altid kontakte os, hvis du vil fremkomme med dine synspunkter, ønsker en forklaring på afgørelsen eller vil bestride den.

E. Markedsfører produkter og services overfor dig
Når vi markedsfører produkter og services kan vi anvende dine personoplysninger til at målrette markedsføringen. Ved ringe- og mailkampaner beror vi vores behandling på vores legitime interesse i at give dig relevant markedsføring, se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser), og ved banner- og annoncemarkedsføring på vores egen og vores samarbejdspartneres hjemmeside (f.eks. nyhedsmedier og sociale medier) indhenter vi dit samtykke, se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a. Inden vi markedsfører vores garantier over for dig via telefonopkald, kontrollerer vi, at du ikke har frabedt dig direkte markedsføring hos os eller er tilmeldt Robinsonlisten.
Kategorier af personoplysninger vi indsamler og behandler:

Kontaktoplysninger (fx navn, adresse, mail og telefonnummer)
Fødselsdato
Oplysninger om dig eller dit køretøj
Vores vurdering af dit kundeforhold og din lønsomhed
Dit cookie-ID, enhedstype/-ID (herunder oplysninger der sendes automatisk fra dit udstyr i form af sprogindstilling, IP-adresse og demografiske data) og din adfærd på vores og samarbejdspartneres hjemmesider

Indsamling og videregivelse af personoplysninger
Kilder til oplysninger og kategorier af modtagere:

Garantistager
Det Centrale Personregister (for at opdatere adresse og reklamebeskyttelse)
DMR (Det Digitale Motorregister)
Bilstatistik.dk (information om køretøjer)
DFIM (Dansk Forening for International Motorkøretøjsforsikring)
Samarbejdspartnere, herunder foreninger, som giver dig ret til rabat og fordele
Samarbejdspartnere og leverandører, som bistår os i administration og opfyldelse af din garantiaftale, fx garantiformidlere, eller hvor vores samarbejde og/eller dit medlemskab eller kundeforhold berettiger dig til særlige fordele hos os

Videregivelse
Vi kan videregive dine oplysninger til samarbejdspartnere, når denne videregivelse er berettiget jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, jf. stk. 2, jf. stk. 3, samt databeskyttelseslovens § 13, stk. 1-2.
Vi kan videregive dine personoplysninger, som vi har indsamlet fra offentlige tilgængelige registre, herunder telefonbogen, DAR, og CVR registret, til vores samarbejdspartnere med henblik på markedsføringsaktiviteter, se databeskyttelseslovens § 13, stk. 2 og stk. 4, jf. og databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1 litra f (legitime interesser). Forinden videregivelsen frasorterer vi nogle af oplysningerne på baggrund af udvalgte kommercielle kriterier, så det ikke kan udledes, om du er kunde hos Vaviga. Vi sletter oplysningerne, som vi har modtaget fra de offentlige registre, umiddelbart efter videregivelsen til vores samarbejdspartner, medmindre du er kunde hos os i forvejen.
Vi kan også videregive dine personoplysninger (navn, telefon, adresse og e-mail), som vi har indsamlet fra offentlige tilgængelige registre, som led i et garantitilbud til dig, i forbindelse med din tilmelding til vores nyhedsbreve, eller som vi har i vores kundesystemer. Formålet er at kunne målrette markedsføring af vores produkter og services på annonceplatforme fx på nyhedsmedier og sociale medier. Vores behandlingsgrundlag for at videregive dine personoplysninger er vores legitime interesse i at markedsføre relevante produkter og services af interesse og relevans for dig, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesse).
Som kunde hos os, kan du endvidere være berettiget til særlige rabatter og fordele hos vores samarbejdspartnere. Hvis du ønsker at høre mere om disse rabatter og fordele, vil du blive bedt om at give samtykke til, at vi til dette formål må videregive dine kontaktoplysninger til vores samarbejdspartnere, som derefter vil kontakte dig. Vores behandlingsgrundlag for at indsamle, og videregive dine oplysninger er samtykke, se databeskyttelseslovens § 13, stk. 1.
I erhvervskundeforhold kan vi desuden videregive sædvanlige oplysninger om virksomhedens navn og evt. kontaktdata på medarbejdere (navn, e-mailadresse og evt. telefonnummer) til vores finansielle samarbejdspartnere med henblik på deres markedsføring af egne produkter og services.
Vi videregiver ikke dine oplysninger fra de offentlige registre til vores samarbejdspartnere, hvis du er tilmeldt Robinsonlisten, har frabedt dig direkte markedsføring hos os eller hvis du har hemmelig adresse og/eller telefonnummer.

Opbevaring
Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen. Det betyder, at vi opbevarer oplysningerne i den periode, hvor vi har et sagligt formål med opbevaringen, fx at kunne kontrollere om du har frabedt dig direkte markedsføring fra os.
Du kan altid gøre indsigelse mod vores direkte markedsføring ved at kontakte os på (+45) 70 70 75 76.

F. Bruger cookies, er på sociale medier og du besøger vores og andres hjemmesider
Når du besøger Vavigas hjemmeside
Når du besøger Vavigas hjemmesider (vaviga.dk, subdomæner og undersider hertil) indsamler vi oplysninger om, dit cookie-ID, enhedstype/-ID (herunder oplysninger der sendes automatisk fra dit udstyr i form af sprogindstilling, IP-adresse og demografiske data) hvilke hjemmesider og undersider hertil, du kikker på og hvornår. Det gør vi for at sikre den nødvendige funktion af hjemmesiden, skabe personaliseret indhold af hjemmesiden, lave statistik om brugen af hjemmesiden og målrette markedsføring til dig på vores hjemmeside, andre hjemmesider og sociale medier.
I cookiebanneret på vores hjemmeside giver du samtykke til, hvilke cookies, der må sættes på dit udstyr. Hvis du giver samtykke til, at der sættes cookies, giver du samtidig samtykke til den relaterede behandling af dine personoplysninger som indhentes via cookies. Vores behandlingsgrundlag for indsamling af oplysninger om din adfærd på vores hjemmesider og videregivelse af dine personoplysninger til vores cookiesamarbejdspartnere er samtykke, se persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra a (samtykke).

Når du besøger andre hjemmesider og sociale medier
Vi annoncerer på tredjeparters hjemmesider og sociale medier. Fra disse hjemmesider kan vi indsamle og modtage oplysninger i form af dit cookie-ID, oplysninger om hvilke af vores annoncer, du har kigget på og hvornår. Det gør vi for at kunne målrette vores markedsføring baseret på dine interesser (profilering), for at kunne måle effekten af vores markedsføring og forhindre, at du modtager samme annonce for mange gange.
Vi er fælles dataansvarlig med vores samarbejdstredjeparter for indsamlingen og videregivelse af oplysninger til os. Vi er selvstændig dataansvarlig for vores egen brug af disse oplysninger. Vores behandlingsgrundlag for at indsamle og behandle disse oplysninger om din adfærd på tredjeparters hjemmesider til brug for markedsføring er samtykke, se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

Tilbagekaldelse af samtykke til cookies
Du kan altid tilbagekalde dit samtykke til cookies øverst i vores persondata- og cookiepolitik under ”Ret dit cookiesamtykke”. Du kan dog ikke fravælge cookies, som er nødvendige (”nødvendige cookies”) for hjemmesidens funktionalitet, og disse kræver ikke samtykke. Der sættes også en cookie for at huske dit valg af cookies.

Når du har tilbagekaldt dit samtykke til cookies, indsamler vi ikke længere information fra de cookies, som vi har sat på dit device, fx din computer, ligesom vi heller ikke sætter yderligere cookies. For at slette de cookies, der allerede er sat på dit device, skal du selv blokere og nulstille cookies i din browser.
Du skal dog være opmærksom på, at hvis du blokerer eller fravælger cookies, kan der være funktioner og services, du ikke kan bruge, fordi de forudsætter, at hjemmesiden kan huske de valg, som du foretager.

G. Overholder vores forpligtelser til bekæmpelse af hvidvask og finansiering af terrorisme
For at forhindre hvidvask og finansiering af terrorisme er Vaviga forpligtet til at indsamle, behandle og opbevare visse personoplysninger, der er nødvendige for at overholde og kunne dokumentere en korrekt udført kundekendskabsprocedure.
I forbindelse med etablering af et forretningsforhold med en potentiel kunde, ved udførelse af kunde due diligence eller ved gennemførelse af en enkelt transaktion for en eksisterende kunde behandler Vaviga personoplysninger om fysiske personer såsom kundens direktører, kundens reelle ejer(e) eller andre personer, der repræsenterer eller på anden måde handler på vegne af kunden.
De behandlede personoplysninger kan omfatte navne, adresser, telefonnumre, e-mails, oplysninger om, hvorvidt personen er en politisk eksponeret person (PEP) eller en slægtning eller nær medarbejder til en sådan person, og alle oplysninger vedrørende verifikation af identiteten af og dokumentation på kunden. Vi kan kræve sådanne data bekræftet, f.eks. i form af en scannet kopi af et kørekort, et sygesikringskort og/eller en fødselsattest. Når de omhandlede personer ikke er danske eller ikke har fast bopæl i Danmark, kan det være nødvendigt at indhente yderligere oplysninger.
Vi behandler sådanne personoplysninger på grundlag af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c (overholdelse af retlige forpligtelser).
Den retlige forpligtelse fremgår af § 11 i Hvidvaskloven. Under særlige omstændigheder kan særlige kategorier af personoplysninger også behandles. En sådan behandling vil blive foretaget på grundlag af databeskyttelsesforordningen art. 9, stk. 2, litra g, jf. artikel 6, stk. 1, litra c. Hvis der behandles personnummer, vil en sådan behandling ske med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1.
Kilderne til indsamling af data vil altid være de pågældende personer.
Hvis en offentlig myndighed, f.eks. Finanstilsynet eller Hvidvasksekretariatet, interesserer sig for visse transaktioner, er vi i henhold til Hvidvaskloven forpligtet til at videregive oplysningerne til de pågældende myndigheder.

Opbevaring
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt. I overensstemmelse med § 30 i Hvidvaskloven, opbevarer vi ikke dine oplysninger i mere end fem år (medmindre anden lovgivning, fx. bogføringsloven, angiver en længere opbevaringsperiode. Den 5-årige periode begynder på datoen for ophøret af kundeforholdet eller 5 år fra afslutningen af en enkelt transaktion, alt efter hvad der indtræder først.

H. Kommunikerer med dig i andre sammenhænge
Når du kontakter os med spørgsmål om fx garantier, klager, eller hvis du er repræsentant eller kontaktperson for en af vores kunder, leverandører eller samarbejdspartnere behandler vi dine personoplysninger for at kunne give dig den rette hjælp, rådgivning eller service, se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b (nødvendig til opfyldelse af en kontrakt) og art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser).

Tilfredshedsundersøgelser
Vaviga gennemfører tilfredshedsundersøgelser i forbindelse med telefonisk kundekontakt, konfiskeringsbehandling og brugeroplevelse generelt.
Formålet med tilfredshedsundersøgelserne er at forbedre kvaliteten i vores behandling af konfiskeringer og kundehåndtering samt forbedring af Vavigas produkter og digitale løsninger.
I forbindelse med tilfredshedsundersøgelser på telefon eller online, behandles din besvarelse sammen med dit telefonnummer eller onlineidentifikator (IP-adresse og cookie). Vi bruger oplysningerne til kvalitetssikring, kundetilfredshedsoptimering, og træning af medarbejdere.
Vores behandlingsgrundlag er vores legitime interesse i at sikre tilfredse kunder og optimering af vores services og produkter, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesse).
Hvis du har tilmeldt dig et nyhedsbrev fra os, gemmer vi dine kontaktoplysninger til brug for dette, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser).

Interviews, markedsundersøgelser og test
Hvis du deltager i interviews og markedsundersøgelser om og/eller test af nye koncepter og produktdesign og lignende til afdækning af garantibehov og udvikling af nye services, produkter og markedsføringstiltag (fx relateret til køretøjer, sundhed, velvære, boligforhold og tryghedsskabende foranstaltninger) indsamler, behandler og gemmer vi dine besvarelser og oplysninger til brug for udvikling af nye produkter og services eller optimering heraf. Vi kan også bruge det til optimering af kundetilfredsheden og træning af vores medarbejdere.
Til brug for disse formål kan vi dele dine besvarelser med samarbejdspartnere fx fageksperter som interesseforeninger, leverandører af ny teknologi, forskere mv.
Når vi behandler ikke-følsomme personoplysninger i interviews, markedsundersøgelser og test er vores behandlingsgrundlag vores legitime interesse i at forbedre vores produkter og services, se databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesse). Når vi behandler særlige kategorier af personoplysninger, herunder oplysninger om strafbare forhold er vores behandlingsgrundlag samtykke, se databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a (samtykke), Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, se nærmere afsnit III. O nedenfor.

II. Sådan beskytter vi dine personoplysninger, når vi Kommunikerer via mail

I. Kommunikerer via mail
Hvis vi sender dig mails indeholdende cpr-nummer eller sensitive personoplysninger, krypterer vi mailen til dig.
Vær opmærksom på, at vi ikke kan garantere for fortroligheden og anvendelsen af kryptering, når du har modtaget mailen i din mailserver, eller når du sender mails til os, da det vil afhænge af din udbyder. Vi kan modtage mails med transportkryptering (TLS), hvis din udbyder understøtter dette.
Det er vigtigt, at du generelt vælger en troværdig og sikker udbyder, som understøtter modtagelse af mail via TLS som standard. Du bør også sikre din konto med et stærkt kodeord og 2-faktorlogin.
Læs mere om det at være digital kunde på https://vaviga.dk/digital.

J. Optager telefonsamtaler med dig
Vi kan optage vores telefonsamtaler med dig til dokumentationsformål på baggrund af Vavigas legitime interesse i at kunne dokumentere vores aftaler med dig og hvad der er blevet sagt i forbindelse med din konfiskationsbehandling eller til brug for en fremtidig klagesag, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesse).
Vi kan også optage og transskribere telefonsamtaler med dig til brug for at forbedre kvaliteten af vores kundeservice og produkter på baggrund af dit samtykke, som du afgiver i telefonmenuen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a (samtykke). Forbedring af kvaliteten af vores kundeservice og produkter inkluderer også uddannelse og feedback til medarbejdere samt opnåelse af indsigt i sproglige trends i vores samtaler med dig.
Vi opbevarer som udgangspunkt lydoptagelserne i 1 år til dokumentationsformål og i 6 måneder, når formålet er til forbedring af kvaliteten af vores kundeservice og produkter i Vaviga, hvorefter de slettes. De transskriberede optagelser slettes som udgangspunkt efter 3 år.
Såfremt din samtale inden for 1 år indgår i en konkret klagesag, tvist eller anden form for sagsbehandling, herunder udlevering til indsigt eller begrænsning, kan optagelsen opbevares så længe det er nødvendigt for at løse den pågældende sag og gemme dokumentationen i henhold til forældelseslovens regler.

K. Behandler oplysninger digitalt
Når du udfylder en kontaktformular, køber en garanti, indhenter et tilbud eller anmelder en konfiskation online, registrerer vi de oplysninger, som du giver os. Din anmeldelse bliver krypteret. Vi gemmer oplysningerne, så længe de er nødvendige i overensstemmelse med vores almindelige retningslinjer for opbevaring.
På Din Side – kan du finde oplysninger om nuværende garantier, anmeldelser og fakturaer. Læs mere om det at være digital kunde på https://vaviga.dk/digital. Du kan blive fritaget for at modtage din post i kundeportalen, hvis du er fritaget for at modtage digital post fra det offentlige.
Hvis du skriver til os via chatfunktionen på vores hjemmeside, registrerer vi de oplysninger, som du fortæller os, for at kunne besvare din henvendelse. Chatfunktionen er krypteret, og vi sletter samtalen efter 1 år. Vi gemmer de oplysninger, vi skal bruge, i overensstemmelse med vores almindelige retningslinjer for opbevaring. Vi anbefaler, at du ikke chatter med os om forhold, som involverer behandling af sensitive personoplysninger, men i stedet ringer til os på (+45) 70 70 75 76.
Når du benytter vores applikationer (apps), kan du læse nærmere om vores behandling i betingelserne for den respektive applikation, som du bruger.
Vi gør i øvrigt opmærksom på, at hvis du skriver til os via de sociale medier, som fx Facebook, Messenger, Twitter og LinkedIn, kan vi ikke kryptere, beskytte, rette eller slette dine oplysninger. Vi anbefaler derfor, at du i stedet ringer til os på (+45) 70 70 75 76.
Se mere om vores brug af cookies under afsnit F ovenfor.

L. Oplever brud på persondatasikkerheden
Vi er ansvarlige for at anmelde databrud til Datatilsynet, som sker hos os og vores databehandlere. Vores databehandlere arbejder under vores instruks og er underlagt vores krav vedr. organisatoriske, tekniske og sikkerhedsmæssige foranstaltninger.
Hvis vi oplever et brud på persondatasikkerheden, er vi efter persondatalovgivningen som udgangspunkt forpligtet til at anmelde bruddet til Datatilsynet indenfor 72 timer efter, at vi er blevet bekendt med dette.
Hvis bruddet på persondatasikkerheden sandsynligvis indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder, er vi også forpligtede til at informere dig direkte. Det vil vi gøre via telefon, mail, sms, på vores hjemmeside eller via pressen, afhængigt af de kontaktoplysninger som vi har på de berørte i situationen og alvoren af databruddet.
Skulle du opleve fejlagtigt at modtage et brev eller en mail stilet til en af vores kunder, kan du anmelde det per mail til info@vaviga.dk.

M. Videregiver persondata til andre
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til andre, medmindre du har givet samtykke hertil, eller vi har et andet lovligt grundlag for videregivelsen jf. persondatalovgivningen.
Vi videregiver personoplysninger, når det er nødvendigt for fx at opfylde og administrere din garantiaftale, behandle din konfiskation, vi har et krav mod andre, som følge af din konfiskation, give dig markedsføring eller hvis du ønsker at anvende dit tilhørsforhold hos en samarbejdspartner til at opnå rabat og andre fordele.
Vores samarbejdspartnere kan agere som vores forlængede arm og arbejde under vores instruks, og hvor dine data alene bruges til at varetage vores formål (databehandlere), eller de kan agere som selvstændige dataansvarlige lige som os. Der kan også være et fælles dataansvar, hvilket betyder, at vi og vores samarbejdspartnere i fællesskab fastlægger formål og hjælpemidler til behandlingen af dine personoplysninger.
Vi bruger databehandlere til bl.a. udvikling, hosting, support og drift.
Når vi indgår en aftale med en databehandler om at behandle dine personoplysninger på vores vegne, lægger vi vægt på, at databehandleren er i stand til at behandle dine personoplysninger på en sikker måde og i overensstemmelse med lovgivningen. Vi udfører derfor en risikovurdering af vores databehandler, inden vi indgår en aftale og overlader dine personoplysninger til dem.
Hvis du har spørgsmål til de registreredes rettigheder (ex. din ret til indsigt, berigtigelse, sletning mv.). I tilfælde, hvor vi er fælles dataansvarlige, kan du altid rette henvendelse til os for vejledning.
Når vores samarbejdspartnere er selvstændige dataansvarlige, vil de skulle håndtere dine eventuelle ønsker om, at udnytte dine persondatarettigheder (ret til indsigt, berigtigelse, sletning mv). Du kan finde mere herom i cookieoversigten på vores hjemmeside.

N. Overfører oplysninger til tredjelande
Vi anvender databehandlere og underdatabehandlere udenfor EU/EØS i forbindelse med IT-teknisk udvikling, hosting samt support og drift.
Derudover kan der forekomme konkrete enkelttilfælde, hvor vi overfører oplysninger til lande udenfor EU/EØS, fx når vi behandler din konfiskation.
Når vi bruger databehandlere udenfor EU/EØS, anvender vi Kommissionens standardkontrakter eller et andet lovligt overførselsgrundlag, se databeskyttelsesforordningen art. 45-49, ligesom vi er forpligtet til at sikre, at der er de fornødne organisatoriske og tekniske foranstaltninger til stede til at sikre beskyttelsen af de persondata, der overlades til vores databehandlere i tredjelande.

III. Dine persondatarettigheder

O. Trække samtykke tilbage
Når du giver os dit samtykke, kan det ske mundtligt og/eller skriftligt.
Når behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Det betyder, at vi fremadrettet stopper med at bruge dit samtykke som behandlingsgrundlag. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, som vi har foretaget, før du trak dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning gælder endvidere kun de oplysninger, vi har behandlet på grundlag af samtykket men ikke oplysninger, som vi behandler på et andet juridisk grundlag fx databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b (nødvendig til opfyldelse af en kontrakt).
Du kan trække dit samtykke tilbage ved at ringe til os på 70 70 75 76 eller rette henvendelse til den afdeling hos os, der har indhentet dit samtykke.
Tilbagekaldelse af dit samtykke til cookies og den relaterede behandling af dine persondata se afsnit I. F ovenfor.

P. Andre persondatarettigheder
Når vi behandler dine personoplysninger, har du en række rettigheder.
Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig.
Du har ret til berigtigelse, dvs. få urigtige personoplysninger om dig selv rettet eller dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige eller ajourførte. Du kan altid selv ændre i dine stamoplysninger på Din Side på vaviga.dk.
Du har ret til sletning, hvilket betyder, at du i visse tilfælde har ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden tidspunktet for vores generelle sletning finder sted.
Du har ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Det betyder, at du i visse tilfælde har ret til, at vi fremover kun behandler oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares eller for at beskytte en anden fysisk eller juridisk person eller af hensyn til vigtige samfundsinteresser.
Du har i visse tilfælde ret til indsigelse. Det betyder, at du har ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Du kan af grunde, der vedrører din særlige situation, gøre indsigelse mod, at vi behandler dine oplysninger på baggrund af databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f (legitime interesser). Det vil være tilfældet, hvis

vi optager en telefonsamtale med dig til brug for dokumentation,
vi behandler dine oplysninger på en garanti eller i en konfiskationssag uden, at du har indgået en garantiaftale med os, eller uden at det er nødvendigt til opgørelse af en konfiskation, fx hvis du er registreret som pårørende til en garantitager,
vi bruger dine oplysninger til statistikker, analyser og prædiktive modeller for at forbedre vores forretningsmodel uden at vi har en retlig forpligtelse til dette eller uden, at det sker til varetagelse af væsentlige samfundsinteresser,
vi bruger dine oplysninger til at vurdere risikoen for svindel,
vi bruger dine oplysninger til at målrette vores kommunikation, eller
vi logger dine oplysninger til brug for sikkerheden i vores systemer.

Du har altid ret til at gøre indsigelse mod behandling herunder profilering af dine personoplysninger med henblik på direkte markedsføring.
Du har krav på menneskelig indblanding ved automatiske afgørelser. Det er fx tilfældet hvis du har fået et tilbud eller tegnet en garanti online, eller hvis du anmelder en konfiskation digitalt, hvor vores pris og vurdering af dine dækninger eller udbetalingsfastsættelse beror på en automatisk afgørelse. Du har ret til at tale med os, hvis du ønsker en forklaring på afgørelsen eller vil bestride den.
Du har ret til dataportabilitet, hvilket betyder, at du i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format må modtage de personoplysninger, som du selv har givet os, og få dem overført til et andet selskab.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Vi opbevarer dokumentation for, at vi har imødekommet eller afvist din anmodning om brug af en af dine persondatarettigheder i 5 år.

IV. Sådan kan du kontakte os eller klage
Vaviga ApS
Tranebanken 23
4681 Herfølge

Hvis du har yderligere spørgsmål til, hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller du ønsker at udnytte dine persondatarettigheder, kan du altid kontakte os på info@vaviga.dk eller ringe på vores hovednummer (+45) 70 70 75 76, hvor du bliver viderestillet til den afdeling, som dit spørgsmål berører. Hvis du vil klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du sende en mail til info@vaviga.dk.

Du kan også skrive til vores databeskyttelsesrådgiver på mihe@vaviga.dk.
Det er Datatilsynet, som fører tilsyn med, at reglerne i persondatalovgivningen overholdes i Danmark. Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby (www.datatilsynet.dk).

Vi håber, at du retter henvendelse til os først, så vi kan hjælpe dig, vurdere din klage og opklare og rette op på eventuelle misforståelser.